Meterai elektronik atau e-Meterai dapat digunakan secara sah sebagai pengganti meterai konvensional.
Dalam berbagai urusan administrasi, terutama yang berkaitan dengan kontrak kerjasama maupun surat perjanjian, identik dengan penggunaan meterai.
Beberapa dokumen seperti surat lamaran kerja, surat pengunduran diri, surat kuasa, dan surat pernyataan lain juga menggunakan meterai tempel.
Penggunaan meterai umumnya adalah sebagai bukti pengenaan pajak atas suatu dokumen tertulis. Dengan adanya meterai, legalitas sebuah dokumen menjadi lebih baik dari sisi pajak.
Biasanya, penggunaan meterai tempel juga dibarengi dengan stempel. Meterai akan ditempel pada bagian kolom tanda tangan, kemudian sebagian sisi meterai akan ditimpa oleh tanda tangan pembuat dokumen.
Seiring perkembangan teknologi dan digitalisasi, konsep paperless office semakin banyak digencarkan. Alhasil, fungsi meterai tempel mulai digantikan oleh meterai elektronik.
Baca Juga: 7 Manfaat Menerapkan Paperless Office Bagi Bisnis
Apa Itu Meterai Elektronik?
Penggunaan meterai elektronik atau e-Meterai diatur dalam UU No 10 Tahun 2020 yang menggantikan UU Bea Meterai No 13 Tahun 1985.
Dirangkum dari situs resmi e-Meterai, bea meterai adalah pajak atas dokumen. Perkembangan teknologi informasi dan digitalisasi membawa banyak perubahan terhadap bentuk dokumen atau modifikasi dari bentuk sebelumnya.
Teknologi informasi mendorong berkurangnya penggunaan kertas (paperless office). Dalam hal kegiatan usaha, paperless menjadi opsi untuk meningkatkan efisiensi.
Banyak operasional bisnis yang kini sudah mengalami digitalisasi, mulai dari penggunaan dokumen digital, sistem HR online, penggunaan tanda-tangan digital, hingga penyimpanan cloud.
Sejalan dengan itu, transaksi elektronik juga semakin berkembang sehingga kontrak atau perjanjian dapat dilakukan secara elektronik melalui jaringan internet.
Oleh karena itu, diperlukan juga perluasan definisi dokumen yang tidak hanya berupa kertas, Ekstensifikasi Bea Meterai atas dokumen elektronik sangat penting dilakukan agar potensinya dapat dimaksimalkan dan memberikan peningkatan penerimaan bagi pemerintah.
Meterai elektronik (e-Meterai) adalah meterai yang digunakan untuk dokumen elektronik.
Dalam Undang Undang No. 11 Tahun 2008 (UU ITE) Pasal 5 ayat (1) disebutkan bahwa dokumen elektronik merupakan alat bukti hukum yang sah. Kedudukan dokumen elektronik sama dengan dokumen kertas.
Pada awal peluncurannya, e-Meterai sempat melalui uji coba bersama sejumlah, yakni Himpunan Bank Milik Negara (Himbara) seperti Bank BRI, Bank BNI, Bank Mandiri, BTN, dan Telkom Indonesia. Kini, e-Meterai sudah bisa digunakan oleh umum.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Tanda Tangan Digital Online Gratis!
Fungsi Meterai Elektronik
e-Meterai memiliki fungsi yang sama seperti meterai tempel pada umumnya. Meterai berfungsi sebagai pengenaan pajak atas dokumen tertentu, sehingga tidak menjadi penentu atas sah atau tidaknya suatu perjanjian (UU No. 13 tahun 1985).
Meski begitu, e-Meterai memiliki fungsi yang sama kuatnya dengan meterai tempel sebagai alat bukti di pengadilan. Pembuktian sendiri merupakan tahap yang penting dalam menyelesaikan perselisihan bagi para pihak.
Meterai biasanya digunakan untuk dokumen bukti pengadilan, dokumen yang bea meterainya tidak atau kurang dilunasi, serta dokumen yang dibuat di luar negeri dan akan digunakan di Indonesia.
Meski begitu, meterai juga banyak digunakan dalam surat bukti transaksi, surat pernyataan, kontrak kerjasama, hingga surat kuasa.
Ada beberapa bentuk dokumen yang diatur dalam Pasal 3 ayat (2) PP No 86 Tahun 2021 tentang Pengadaan, Pengelolaan, dan Penjualan Meterai yaitu sebagai berikut:
- Surat Perjanjian, surat keterangan/pernyataan, atau surat lainnya yang sejenis beserta rangkapnya;
- Akta notaris beserta grosse, salinan, dan kutipanya;
- Akta Pejabat Pembuat Akta Tanah beserta salinan dan kutipannya;
- Surat berharga dengan nama dan dalam bentuk apapun;
- Dokumen transaksi surat berharga, termasuk dokumen transaksi kontrak berjangka, dengan nama dan dalam bentuk apa pun;
- Dokumen lelang yang berupa kutipan risalah lelang, minuta risalah lelang, salinan risalah lelang, dan grosse risalah lelang;
- Dokumen yang menyatakan jumlah uang dengan nominal lebih dari Rp.5.000.000,00 (lima juta rupiah) yang menyebutkan penerimaan uang dan pengakuan atas pelunasan sebagian atau seluruh utang.
Penggunaan e-Meterai memudahkan setiap orang untuk membubuhkan meterai tanpa perlu print-scan dokumen yang memakan lebih banyak waktu dan biaya.
Baca Juga: Rekening Koran: Pengertian, Fungsi dan Cara Mengajukan
Cara Menggunakan Meterai Elektronik
Setelah memahami fungsi dan penggunaan e-Meterai, berikut cara menggunakan meterai elektronik:
- Untuk melakukan pembelian meterai elektronik, kamu dapat mengunjungi laman e-meterai.co.id.
- Klik “Beli e-Meterai”, kemudian akan muncul popup box untuk login.
- Jika belum memiliki akun, kamu bisa melakukan pendaftaran terlebih dahulu.
- Pada saat melakukan registrasi, akan muncul 3 pilihan jenis akun, yakni Personal, Enterprise, dan Wholesale. Pilih jenis akun sesuai dengan kebutuhan. Jika meterai elektronik digunakan untuk kepentingan perorangan, pilih akun Personal. Jika digunakan untuk internal perusahaan, pilih Enterprise. Jika layanan meterai digunakan untuk distributor, pilih Wholesale.
- Setelah memilih jenis akun, lakukan pengisian data. Isi data pada kolom yang tersedia dengan informasi yang benar dan lengkap.
- Lakukan verifikasi akun.
Setelah membeli meterai, kamu bisa membubuhi dokumen elektronik dengan e-Meterai yang sudah kamu miliki. Berikut caranya:
- Masuk ke laman e-meterai.co.id dan pilih menu “Pembubuhan”.
- Masukkan informasi dukumen yang akan dibubuhi meterai.
- Unggah dokumen dalam bentuk PDF.
- Pastikan meterai sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Klik “Bubuhkan Meterai” kemudian klik “Yes”.
- Masukkan PIN yang sudah didaftarkan pada menu PIN yang muncul.
- Proses pembubuhan materai selesai.
Itulah penjelasan tentang fungsi dan cara menggunakan e-Meterai yang mudah dan efisien.